Når det gjelder dokumentasjon, er det i de tilfeller der produktene er merket med Svanen, tilstrekkelig å oppgi lisensnummeret eller legge ved kopi av lisensbevis. Når produktene ikke er merket slik, men tilbyder likevel ønsker å dokumentere at produktene helt eller delvis oppfyller kravene til Svanen, må dokumentasjonen utformes i overensstemmelse med dokumentasjonskravene i Svanens kriteriedokumenter.

Under følger tre eksempel på produktspesifikke tekster som kan benyttes i konkurransegrunnlag. Kopier, tilpass til aktuell produktgruppe og lim inn:

Teknisk spesifikasjon

Trykksaker
Trykksaker skal tilfredsstille kravene som stilles i Nordisk miljømerkings kriteriedokument Svanemærkning af Trykkerier

De tekniske kravene er samlet i kapittel 3 og 4.

Dokumentasjonskrav: Gyldig lisensbevis eller lisensnummer fra Stiftelsen Miljømerking i Norge. Annen dokumentasjon på at produktene oppfyller kravene, skal være av samme kvalitet som beskrevet i miljømerkingskriterienes dokumentasjonskrav. For eksempel skal tester utføres av organer akkreditert etter standardene i EN 45 000-serien, eller tilsvarende internasjonale standarder.

Tildelingskriterier

Møbler

Ved valg av produkt vil det bli lagt vekt på at produktene i størst mulig grad tilfredsstiller kravene som stilles i Nordisk miljømerkings kriteriedokument Svanemerking av Møbler og innredninger

Kravene er samlet i kapittel 2.1-2.9 og 3.1-3.3. Oppfyllelse av de ulike detaljkrav (K1-K73) under hvert kapittel vektes likt. Miljøkravene gir en totalvekt på 20 prosent i tilbudet.

Dokumentasjonskrav: Gyldig lisensbevis eller lisensnummer fra Stiftelsen Miljømerking i Norge. Annen dokumentasjon på at produktene oppfyller kravene, skal være av samme kvalitet som beskrevet i miljømerkingskriterienes dokumentasjonskrav. For eksempel skal tester utføres av organer akkreditert etter standardene i EN 45 000-serien, eller tilsvarende internasjonale standarder.

Gjennomføringskrav

Rengjøringstjenester
Ved valg av leverandør kreves at denne innen x måneder av kontraktsperioden tilfredsstiller kravene som stilles i Nordisk miljømerkings kriteriedokument Svanemærkning af Rengøringstjenester

Kravene er samlet i kapittel 1-6.

Dokumentasjonskrav: Gyldig lisensbevis eller lisensnummer fra Stiftelsen Miljømerking i Norge. Annen dokumentasjon på at produktene oppfyller kravene, skal være av samme kvalitet som beskrevet i miljømerkingskriterienes dokumentasjonskrav. For eksempel skal tester utføres av organer akkreditert etter standardene i EN 45 000-serien, eller tilsvarende internasjonale standarder.